Geschreven door Machiel Oskam

Als een bedrijf je vraagt een innovatieworkshop te organiseren, dan is dat een hele verantwoordelijkheid. De verwachtingen zijn hooggespannen: jij moet maar even zorgen dat de uitkomst van een dag brainstormen, post-its plakken en schetsen de moeite waard is. Daarnaast worden alle deelnemers een hele dag van hun werk gehouden, wat je niet altijd in dank wordt afgenomen.

De kracht van het organiseren van een goede workshop is te vinden in co-creatie: als workshop-organisator faciliteer je de tools en creëer je een omgeving waarin het creatief potentieel alle ruimte krijgt. Een aantal belangrijke momenten voor en tijdens de workshop helpen je om zoveel mogelijk succes te behalen; vijf tips uit de praktijk.

1. Interview vooraf

Bij een workshop met verschillende belanghebbenden heb je bijna altijd te maken met politieke gevoeligheden. Als alle deelnemers elkaar leuk en aardig vinden is dat mooi meegenomen, maar de kans op weerstand van specifieke deelnemers is altijd aanwezig. Zorg dus dat je vooraf de belangrijkste belanghebbenden aan de telefoon krijgt of, nog liever, persoonlijk ondervraagt. Vraag ze expliciet naar hun verwachtingen, frustraties en ‘pains & gains’. Het is straks jouw taak om iedereen te betrekken in het creatieve proces en als supporter aan boord te hebben én te houden.

2. Creëer een prettige en creatieve omgeving

De hele dag je creatieve spieren gebruiken kan vermoeiend zijn. Daarnaast geeft de groepsdynamiek soms energie, maar het kan ook veel van je energie vergen. Zorg daarom voor een prettige en creatieve omgeving:

  • Organiseer de workshop (indien mogelijk) buiten de kantoormuren van je opdrachtgever.
  • Laptops? Echt niet. Allemaal weer terug in de tas.
  • Mobiele telefoons? Op trilstand en alleen bij hoge nood opnemen.
  • Staan en niet zitten. Probeer iedereen te laten staan en rondlopen tijdens de workshop. Let the creative juices flow. Houd wel rekening met zwangere vrouwen en mensen die niet lang kunnen staan (ik spreek uit ervaring).
  • Heel belangrijk: zorg voor een gezonde en voedzame lunch!

De kwaliteit van de lunch mag je niet onderschatten. Zet ook wat fruit of snacks op tafel voor tijdens de workshop. Neem een uur pauze en geef de deelnemers de gelegenheid om na de lunch een korte wandeling te maken. Daardoor wordt iedereen weer lekker opgeladen.

(Ik neem tegenwoordig een mobiele speaker mee, zodat ik tijdens het schetsen een lekker muziekje op kan zetten. Ook dat zorgt voor een ontspannen omgeving).

3. Zorg voor inspirerende voorbeelden

Laat de deelnemers na de pauze even uitblazen en plaatjes kijken. Dit is het enige moment dat iedereen weer even mag zitten om zich te laten inspireren. Neem out-of-the- box voorbeelden mee. Niet te veilig of te dicht bij de vraag of het onderwerp dat je behandelt. Stretch their minds!

4. Gebruik een stopwatch

Het managen van tijd is lastig en kan een vervelende taak zijn, vooral als iedereen net lekker staat te plakken of zit te schetsen. Geef daarom vooraf aan dat je weinig tijd hebt en daar erg streng in moet zijn. Je hebt liever tijd over aan het einde van de workshop om met de groep te kunnen evalueren. Deel tijdens de workshop per onderdeel mee hoeveel tijd er (nog) beschikbaar is. Wees niet bang om op te treden als een scheidsrechter. Dat komt de uitkomsten alleen maar ten goede.

5. Tot slot: zorg voor ‘peer pressure’

Mensen presteren het beste onder druk. Een beetje competitie kan geen kwaad. Heb je te maken met een grote groep deelnemers? Deel dan vooraf de groepen in, zodanig dat er geen best buddies of collega’s met gelijke functies in één groep zitten. Laat de groepen in verschillende iteraties hun schetsen en ideeën aan elkaar en aan de andere groepen presenteren. Moedig ze aan om te stelen. Stelen is goed! Dat zorgt er voor dat de beste ideeën worden overgenomen bij de volgende iteratie. En dat resulteert vervolgens weer in meer innovatieve uitkomsten.

Door deze tips en methodes te volgen zijn mijn collega’s en ik, maar ook mijn opdrachtgevers, altijd weer verrast door de hoeveelheid ideeën en de hoge mate van creativiteit en originaliteit die we genereren. Iedereen is creatief en kan out of the box denken. Als de organisator van workshops is het faciliteren van de meest ideale omstandigheden al het halve werk. Daarna is het de kunst om bij te sturen zonder te remmen.

__

Ben je geïnteresseerd in de mogelijkheden en kansen van innovatieworkshops, de beschikbare tools en het onderscheidend vermogen dat deze workshops kunnen bieden? Neem dan contact met mij op.

Machiel Oskam — creative director, machiel@onlinedepartment.nl

Online Department is gespecialiseerd in het organiseren van UX workshops voor het verbeteren en innoveren van digitale producten en services. We werken o.a. voor Microsoft, Philips en ANWB. Kijk voor de verschillende workshopprogramma’s bij UX Workshops.